Fino a qualche anno fa il gestionale era installato su un server in ufficio. Oggi molti software sono disponibili in cloud: si usano dal browser, i dati risiedono nei centri di calcolo del fornitore e si paga un abbonamento. Entrambe le soluzioni hanno senso in contesti diversi.
I vantaggi del cloud
- Accesso da qualsiasi luogo e dispositivo, utile per il lavoro da remoto.
- Nessun hardware da acquistare e mantenere.
- Aggiornamenti, backup e sicurezza gestiti dal fornitore.
- Costi prevedibili in abbonamento.
- Scalabilità quando l’azienda cresce.
I limiti del cloud
- Dipendenza dalla connessione internet.
- Dipendenza dal fornitore e dalle sue condizioni.
- Costi ricorrenti che nel lungo periodo possono superare quelli di un server.
- Necessità di verificare dove sono conservati i dati e con quali garanzie.
I vantaggi del server locale
- Controllo diretto su dati e infrastruttura.
- Funzionamento anche senza internet per l’uso interno.
- Possibilità di usare software non disponibili in cloud.
I limiti del server locale
- Costi di acquisto, sostituzione e manutenzione.
- Responsabilità diretta per backup, aggiornamenti e sicurezza.
- Rischi fisici: guasti, furti, incendi, allagamenti.
- Accesso da remoto più complesso da rendere sicuro.
Molti server aziendali funzionano per anni senza che nessuno ne controlli backup e aggiornamenti. È spesso il punto più debole della sicurezza informatica di una PMI.
La protezione dei dati
Con il cloud l’azienda resta responsabile dei dati dei propri clienti. Conviene scegliere fornitori con server in Europa o in Svizzera, o con garanzie adeguate per i trasferimenti, firmare un accordo sul trattamento dei dati e verificare le certificazioni di sicurezza.
La soluzione ibrida
Molte aziende combinano: gestionale e posta in cloud, alcuni dati o macchinari in locale, backup in entrambi i luoghi. L’importante è avere un quadro chiaro di dove sono i dati, chi li gestisce e come si recuperano in caso di problemi.
La continuità operativa
Qualunque sia la scelta, conviene chiedersi: se domani il sistema non funziona, quanto tempo resta ferma l’azienda? La risposta orienta gli investimenti in backup, connessioni di riserva e procedure di emergenza.
Un esempio
Uno studio tecnico con un server di dieci anni e backup su disco esterno mai verificati ha subito un guasto ai dischi. Dopo il recupero parziale dei dati ha spostato documenti e gestionale in cloud, con backup indipendenti e accesso sicuro da casa e dai cantieri.
Domande frequenti
Il cloud è più sicuro?
Spesso i grandi fornitori hanno sicurezza superiore a quella di una PMI, ma conta la configurazione degli accessi.
Cosa succede se internet si interrompe?
Con il cloud l’accesso si blocca; una connessione di riserva riduce il rischio.
Posso spostare il gestionale esistente in cloud?
Dipende dal software: alcuni hanno una versione cloud, altri si possono ospitare su server remoti.
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