Molti siti pubblicano informative privacy copiate da altri siti o generate con modelli generici. Il risultato sono testi lunghi, poco chiari e spesso inesatti: citano strumenti che il sito non usa e dimenticano quelli che usa. Un’informativa corretta parte invece da un inventario dei trattamenti reali.
Partire dall’inventario
Prima di scrivere, elenca tutto ciò che sul sito raccoglie o trasmette dati personali: moduli di contatto, newsletter, statistiche, pixel pubblicitari, chat, mappe, video incorporati, sistemi di prenotazione, area clienti. Per ognuno annota quali dati, per quale scopo, con quale fornitore e per quanto tempo vengono conservati.
Gli elementi da includere
- Identità e contatti del titolare del trattamento.
- Categorie di dati trattati.
- Finalità e base giuridica di ogni trattamento.
- Destinatari e fornitori che trattano dati per conto dell’azienda.
- Trasferimenti verso Paesi esteri e relative garanzie.
- Tempi di conservazione o criteri per determinarli.
- Diritti delle persone e modalità per esercitarli.
- Diritto di reclamo all’autorità di controllo competente.
Italia e Svizzera
Se il sito si rivolge sia all’Italia sia alla Svizzera, l’informativa deve tenere conto del GDPR e della legge federale svizzera sulla protezione dei dati. Le due normative hanno molti punti in comune; una sola informativa ben strutturata può soddisfare entrambe, indicando ad esempio le autorità di controllo dei due Paesi e, per la Svizzera, gli Stati verso cui i dati vengono trasferiti.
Le normative chiedono informazioni concise, trasparenti e comprensibili. Frasi brevi, titoli chiari e una struttura per trattamento aiutano più di pagine di formule giuridiche.
Una struttura leggibile
Una soluzione efficace è organizzare l’informativa per situazioni: quando ci contatti, quando ti iscrivi alla newsletter, quando navighi sul sito, quando acquisti. Per ciascuna si spiega cosa succede ai dati. Chi legge trova subito la parte che lo riguarda.
Mantenerla aggiornata
Ogni volta che si aggiunge uno strumento al sito, come un nuovo pixel pubblicitario o una chat, l’informativa va aggiornata. Conviene indicare la data dell’ultimo aggiornamento e conservare le versioni precedenti. Un’informativa che non corrisponde al sito reale è un problema anche se scritta benissimo.
Dove pubblicarla
L’informativa deve essere facilmente raggiungibile: un collegamento nel piè di pagina di ogni pagina e vicino a ogni modulo che raccoglie dati. La cookie policy può essere una pagina separata o una sezione dell’informativa, collegata al banner.
Domande frequenti
Posso usare un generatore di informative?
Può essere un punto di partenza, ma il testo va verificato e adattato ai trattamenti reali. Un consulente può fare una revisione finale.
Serve un’informativa diversa per ogni modulo?
Non necessariamente: si può avere un’informativa generale con sezioni dedicate e richiamarla vicino a ciascun modulo.
Va tradotta?
Deve essere nella lingua del pubblico a cui ti rivolgi. Per il Ticino l’italiano è adeguato.
Nei siti CMXD WebStart predisponiamo la struttura per informativa e cookie policy, da completare con il tuo consulente. Per sapere quali strumenti del tuo sito trattano dati, richiedi un’analisi gratuita.
