Molte aziende usano diverse piattaforme, ognuna ottima nel suo ambito. Il problema nasce quando le stesse informazioni devono comparire in più posti: un nuovo cliente nel CRM e nel gestionale, un ordine nell’e-commerce e nella contabilità, un contatto del sito nella lista della newsletter. Le API sono il modo in cui questi sistemi possono scambiarsi dati automaticamente.
Cosa sono le API
API significa Application Programming Interface: un insieme di regole con cui un programma permette ad altri programmi di leggere o modificare i suoi dati. Ad esempio, un e-commerce può offrire un’API che restituisce l’elenco degli ordini del giorno; un gestionale può offrire un’API per creare una nuova scheda cliente. Un’integrazione usa queste API per far passare le informazioni da un sistema all’altro.
Esempi tipici
- Ordini dell’e-commerce inviati al gestionale di magazzino.
- Richieste dal modulo del sito create come contatti nel CRM.
- Fatture generate a partire dagli ordini confermati.
- Clienti iscritti alla newsletter con il loro consenso.
- Dati delle campagne pubblicitarie raccolti in un unico report.
Integrazioni pronte o su misura
Molte piattaforme offrono collegamenti già pronti con altri servizi diffusi, oppure si appoggiano a strumenti di automazione che permettono di creare collegamenti senza programmare. Sono utili per esigenze standard. Quando i flussi sono particolari, i volumi elevati o i sistemi poco comuni, un’integrazione su misura offre più controllo su regole, errori e sicurezza.
Prima di collegare due sistemi, decidi quale è il riferimento per ogni dato. Se il prezzo di un prodotto può essere modificato in due posti diversi, prima o poi i due valori non coincideranno.
Gli aspetti da progettare
- Quali dati passano, in quale direzione e con quale frequenza.
- Cosa succede in caso di errore o di sistema non raggiungibile.
- Come evitare duplicati, ad esempio lo stesso cliente creato due volte.
- Chi riceve gli avvisi quando qualcosa non funziona.
- Come vengono protette le chiavi di accesso alle API.
Sicurezza e dati personali
Le integrazioni trasportano spesso dati di clienti. Gli accessi devono essere limitati al necessario, le credenziali conservate in modo sicuro e i trasferimenti protetti. Se i dati passano attraverso servizi esterni, bisogna verificarne le garanzie sulla protezione dei dati, in base al GDPR in Italia e alla legge svizzera sulla protezione dei dati in Ticino.
Un esempio
Un produttore di cosmetici vende tramite il proprio e-commerce e tramite rivenditori. Gli ordini online venivano copiati a mano nel gestionale ogni mattina. Un’integrazione legge i nuovi ordini ogni pochi minuti, li crea nel gestionale con i codici prodotto corretti, aggiorna la disponibilità nel negozio online e segnala gli ordini con anomalie. Gli errori di trascrizione scompaiono e le spedizioni partono prima.
Domande frequenti
Tutti i programmi hanno un’API?
No. Alcuni software più vecchi non la offrono; in quei casi si valutano esportazioni automatiche di file o altre soluzioni.
Le integrazioni hanno costi di manutenzione?
Possono richiedere aggiornamenti quando una piattaforma cambia la sua API. Conviene prevedere un controllo periodico.
Quanto tempo richiede un’integrazione?
Dipende dal numero di sistemi e dalla complessità dei flussi. Dopo l’analisi dei requisiti si può stimare con precisione.
Integrazioni API e collegamenti tra piattaforme sono parte di CMXD SmartFlow. Funzionalità, tempi e costo definitivo vengono stabiliti dopo l’analisi. Per descriverci i tuoi strumenti, scrivici.
