Prima di automatizzare un’attività bisogna conoscerla nei dettagli. Sembra ovvio, eppure molte aziende scoprono solo durante il progetto che il processo ha eccezioni, varianti e passaggi informali che nessuno aveva descritto. La mappatura serve proprio a far emergere queste informazioni prima di scegliere strumenti e soluzioni.
Cosa descrivere
- Inizio e fine: quale evento fa partire il processo e qual è il risultato finale.
- Passaggi: ogni azione, nell’ordine in cui avviene.
- Attori: chi esegue ogni passaggio.
- Strumenti: programmi, file, moduli usati.
- Dati: quali informazioni entrano ed escono a ogni passaggio.
- Tempi: quanto dura ogni passaggio e quanto si aspetta tra uno e l’altro.
- Eccezioni: cosa succede quando qualcosa non va come previsto.
Come raccogliere le informazioni
Il modo più efficace è osservare il lavoro reale e intervistare le persone che lo svolgono. Conviene chiedere di mostrare il processo su un caso vero, non di descriverlo a memoria: emergono passaggi che nessuno citerebbe, come il controllo su un altro file o la telefonata a un collega. Anche i documenti esistenti, come procedure scritte, sono utili, ma vanno confrontati con la pratica.
Il disegno
Non servono software particolari. Un foglio con riquadri e frecce, o una semplice tabella con le colonne passaggio, attore, strumento, dati, tempo, è sufficiente. L’importante è che la mappa sia comprensibile a tutti i partecipanti e venga validata da chi svolge il lavoro.
Il percorso normale è spesso semplice. Ciò che rende complesso un processo sono le eccezioni: ordini incompleti, clienti esteri, prodotti fuori catalogo. Elencarle e stimarne la frequenza è decisivo per progettare l’automazione.
Dalla mappa alle decisioni
Con la mappa davanti si possono porre domande precise. Quali passaggi sono ripetitivi e basati su regole? Quali dati vengono copiati da un sistema all’altro? Dove si aspetta senza motivo? Quali passaggi si possono eliminare del tutto? Spesso la semplificazione del processo porta benefici prima ancora dell’automazione.
Un esempio
Un’azienda di forniture per ufficio mappa il processo di gestione degli ordini dei clienti aziendali. Emergono undici passaggi, tre persone coinvolte e quattro strumenti. Due passaggi sono controlli ripetuti su dati già verificati, uno è la copia manuale dell’ordine dal PDF al gestionale, uno è l’invio della conferma via e-mail. I controlli doppi vengono eliminati, la copia e la conferma vengono automatizzate. Il processo passa da undici a sette passaggi.
Domande frequenti
Quanto tempo richiede una mappatura?
Per un processo di media complessità bastano spesso poche ore tra osservazione, interviste e validazione.
Chi deve partecipare?
Le persone che svolgono il processo, il responsabile e chi progetterà l’eventuale automazione.
La mappa va aggiornata?
Sì, ogni volta che il processo cambia in modo significativo, soprattutto dopo l’introduzione di un’automazione.
L’analisi dei requisiti con cui inizia ogni progetto CMXD SmartFlow comprende la descrizione del processo attuale. Per mappare insieme un tuo processo, scrivici.
