Gli strumenti di intelligenza artificiale generativa sono comodissimi per riassumere, riscrivere, tradurre e analizzare. Proprio per questo vengono usati anche con documenti aziendali: e-mail dei clienti, offerte, fogli di calcolo, verbali. Ma ogni volta che un dato esce dai sistemi dell’azienda per essere elaborato da un servizio esterno, si pongono questioni di riservatezza, protezione dei dati e sicurezza.
Cosa verificare in uno strumento
- Uso dei dati: i contenuti inseriti vengono usati per addestrare modelli? Si può disattivare?
- Conservazione: per quanto tempo vengono conservate le conversazioni?
- Luogo del trattamento: dove si trovano i server e quali garanzie ci sono per i trasferimenti?
- Accessi: chi, presso il fornitore, può vedere i contenuti?
- Contratto: esiste un accordo sul trattamento dei dati per l’uso aziendale?
Le versioni per aziende dei principali strumenti offrono spesso condizioni diverse da quelle gratuite per uso personale.
Le categorie di dati da proteggere
Non tutti i dati hanno lo stesso livello di delicatezza. Dati personali di clienti e dipendenti, dati sanitari, informazioni finanziarie, segreti commerciali, documenti coperti da obblighi di riservatezza richiedono cautele particolari. Per questi dati conviene usare strumenti con garanzie contrattuali adeguate o, dove possibile, anonimizzare prima di elaborare.
Se non lo invieresti per e-mail a uno sconosciuto, non incollarlo in uno strumento di cui non conosci le condizioni. Questa regola, condivisa con il personale, previene la maggior parte dei rischi.
Regole interne d’uso
Una breve policy aziendale sull’uso dell’AI aiuta tutti a sapere cosa si può fare. Può indicare quali strumenti sono approvati, quali dati non devono mai essere inseriti, come verificare i risultati, chi contattare in caso di dubbio. Non serve un documento lungo: una pagina chiara è più efficace di un regolamento che nessuno legge.
Alternative più sicure
- Anonimizzare o pseudonimizzare i dati prima dell’elaborazione.
- Usare versioni aziendali con accordi sul trattamento dei dati.
- Integrare l’AI nei sistemi aziendali tramite API con impostazioni controllate.
- Per alcuni usi, valutare modelli eseguiti su infrastruttura propria o dedicata.
Normativa di riferimento
In Italia e nell’Unione europea l’uso di dati personali è regolato dal GDPR; in Svizzera dalla legge federale sulla protezione dei dati. Entrambe richiedono trasparenza, minimizzazione dei dati e misure di sicurezza adeguate. L’informativa privacy dell’azienda deve riflettere l’uso di servizi esterni che trattano dati personali.
Domande frequenti
Posso usare l’AI per rispondere alle e-mail dei clienti?
Sì, con strumenti che offrono garanzie adeguate e con un controllo umano prima dell’invio.
Devo informare i clienti?
Se i loro dati vengono trattati da servizi esterni, l’informativa deve indicarlo in modo adeguato.
Anonimizzare basta?
Riduce molto i rischi, ma va fatto bene: alcuni dati permettono di risalire alla persona anche senza il nome.
Le automazioni e le integrazioni di CMXD SmartFlow vengono progettate tenendo conto della protezione dei dati. Per un confronto sui tuoi casi d’uso, scrivici.
