Molte piccole attività usano ancora indirizzi gratuiti per le comunicazioni con i clienti. È comodo all’inizio, ma ha limiti importanti: l’immagine è meno professionale, l’indirizzo è legato a una persona e non all’azienda, la gestione degli accessi è difficile quando i collaboratori cambiano. Un’e-mail con il proprio dominio risolve questi problemi a un costo contenuto.

I vantaggi

  • Professionalità: l’indirizzo richiama il marchio e il sito.
  • Controllo: le caselle appartengono all’azienda, che le crea e le chiude.
  • Continuità: quando un collaboratore lascia l’azienda, la sua casella può essere reindirizzata a un collega.
  • Coerenza: tutti usano lo stesso formato, ad esempio nome.cognome@azienda.it.
  • Recapito migliore, se configurata correttamente.

Come attivarla

  1. Registrare un dominio a nome dell’azienda, se non lo si ha già.
  2. Scegliere un servizio di posta: quelli inclusi nell’hosting o servizi professionali di posta e collaborazione.
  3. Creare le caselle necessarie e gli alias, come info o amministrazione.
  4. Configurare i record DNS indicati dal fornitore.
  5. Collegare le caselle a computer e smartphone.

I record di autenticazione

Per evitare che le e-mail finiscano nello spam e per impedire che altri usino il dominio per inviare messaggi falsi, servono tre configurazioni:

  • SPF: indica quali server possono inviare e-mail per il dominio.
  • DKIM: aggiunge una firma digitale ai messaggi.
  • DMARC: indica ai destinatari cosa fare con i messaggi che non superano i controlli e permette di ricevere rapporti.

I principali servizi di posta richiedono ormai queste configurazioni a chi invia grandi volumi, e sono comunque consigliate a tutti.

E-mail da sito e newsletter

I moduli del sito e le piattaforme di newsletter inviano e-mail a nome del dominio. Devono essere inclusi nella configurazione SPF e DKIM, altrimenti i loro messaggi possono essere rifiutati o finire nello spam.

Caselle condivise e personali

Gli indirizzi generici come info sono utili per i contatti pubblici, ma è bene che abbiano un responsabile chiaro. Le caselle personali permettono relazioni dirette con i clienti. Le caselle condivise consentono a più persone di gestire la stessa casella vedendo chi ha risposto a cosa.

Sicurezza

L’accesso alla posta va protetto con password robuste e autenticazione a due fattori. Una casella violata può essere usata per truffe verso i clienti, ad esempio con fatture con coordinate bancarie modificate.

Un esempio

Un’impresa di imbiancature usava un indirizzo gratuito con il nome del titolare. Molti preventivi finivano nello spam dei clienti aziendali. Con un indirizzo sul dominio dell’azienda, configurato con SPF, DKIM e DMARC, i preventivi arrivano regolarmente e il collaboratore che segue i clienti ha una propria casella.

Domande frequenti

Posso mantenere il vecchio indirizzo?

Sì, per un periodo può essere inoltrato al nuovo, avvisando i contatti del cambio.

Quanto costa?

Dipende dal servizio: da pochi euro o franchi al mese per casella a soluzioni incluse nell’hosting.

Serve un tecnico?

La configurazione dei DNS richiede attenzione; molti fornitori offrono guide passo passo.

Con CMXD WebStart dominio, moduli e indirizzi vengono configurati in modo coerente; servizi di hosting e posta sono inclusi solo se previsti nel contratto. Contattaci.