Preventivi accettati, contratti, incarichi, moduli di consenso: molte attività aziendali richiedono una firma. La firma elettronica permette di raccoglierla a distanza, da computer o smartphone, con un registro di chi ha firmato e quando. Non tutte le firme elettroniche hanno però lo stesso valore legale.
I tipi di firma nell’Unione europea
Il regolamento europeo eIDAS distingue tre livelli:
- Firma elettronica semplice: ad esempio un clic su “accetto” o una firma tracciata sullo schermo. Ha valore probatorio, valutato caso per caso.
- Firma elettronica avanzata: collegata in modo univoco al firmatario, che ne mantiene il controllo, e capace di rilevare modifiche successive.
- Firma elettronica qualificata: basata su un certificato qualificato e un dispositivo sicuro. Ha lo stesso valore della firma autografa in tutta l’Unione.
In Italia alcuni atti richiedono specificamente la firma qualificata o digitale.
In Svizzera
La legge svizzera sulla firma elettronica, ZertES, prevede anche essa diversi livelli. La firma elettronica qualificata è equiparata alla firma autografa per i contratti che richiedono la forma scritta. Per molti contratti che non richiedono forma particolare, anche firme meno formali possono essere sufficienti, ma conviene verificare caso per caso.
Per accettare un preventivo spesso basta una firma semplice ben documentata. Per contratti con requisiti di forma servono firme di livello superiore. In caso di dubbio, conviene chiedere a un consulente legale.
Gli usi in azienda
- Accettazione di preventivi e offerte.
- Contratti di fornitura e di servizio.
- Incarichi professionali.
- Moduli di consenso e informative.
- Documenti interni, come accordi con collaboratori.
Come funziona un servizio di firma
Si carica il documento, si indicano i firmatari e le posizioni delle firme, il sistema invia un collegamento. Il firmatario apre il documento, si identifica secondo il livello richiesto e firma. Al termine tutti ricevono il documento firmato e un rapporto con le prove del processo.
L’integrazione con i sistemi
Il beneficio maggiore arriva quando la firma è integrata nel flusso di lavoro: il preventivo generato dal gestionale viene inviato per la firma, l’accettazione aggiorna automaticamente lo stato nel CRM e avvia l’ordine, il documento firmato viene archiviato nella scheda del cliente.
Un esempio
Un’agenzia di pratiche auto inviava i mandati per e-mail chiedendo di stamparli e firmarli. Molti clienti rinviavano o sbagliavano. Con un servizio di firma elettronica collegato al gestionale, i mandati vengono firmati da smartphone in pochi minuti e archiviati automaticamente nella pratica.
Domande frequenti
La firma su tablet è una firma elettronica?
Sì, di solito è una firma semplice o avanzata, a seconda di come viene raccolta.
I documenti firmati vanno conservati?
Sì, con modalità che ne garantiscano integrità e leggibilità nel tempo.
Serve un certificato per ogni dipendente?
Solo per chi deve firmare con firma qualificata.
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