Contratti in un armadio, fatture in una cartella di rete, preventivi nella posta di un collaboratore, foto dei cantieri su uno smartphone. Nelle PMI i documenti crescono senza regole, e trovarli diventa un lavoro. La gestione documentale non è solo scansionare la carta: è decidere come i documenti vengono nominati, archiviati, condivisi e conservati.
I principi di base
- Un solo luogo ufficiale per ogni tipo di documento.
- Una struttura di cartelle semplice, condivisa e documentata.
- Regole per i nomi dei file, ad esempio data, cliente e tipo di documento.
- Permessi in base ai ruoli.
- Versioni: sapere qual è il documento definitivo.
Dalla carta al digitale
- Decidi quali documenti cartacei vale la pena digitalizzare: quelli consultati spesso o necessari a più persone.
- Scansiona con una qualità leggibile e con riconoscimento del testo, per poterli cercare.
- Nomina e archivia subito ogni documento secondo le regole.
- Per i nuovi documenti, preferisci la creazione direttamente in formato digitale.
Alcuni documenti, come le fatture elettroniche in Italia, devono essere conservati con procedure specifiche per mantenere il valore legale. Le scritture contabili vanno conservate per dieci anni sia in Italia sia in Svizzera, con regole precise sulla forma. Conviene verificare con il proprio commercialista cosa vale per la propria azienda.
La ricerca
Il vantaggio principale di un archivio digitale è la ricerca. Con documenti nominati bene, testo riconoscibile ed eventuali etichette, si trova un contratto digitando il nome del cliente. I sistemi di gestione documentale più evoluti permettono di filtrare per tipo, data, stato e di collegare i documenti alle schede dei clienti nel CRM o nel gestionale.
Automatizzare l’archiviazione
Molti documenti possono essere archiviati automaticamente: le fatture ricevute dal sistema di interscambio, i preventivi generati dal gestionale, i contratti firmati elettronicamente, gli allegati delle e-mail di determinati fornitori. Ogni archiviazione automatica elimina un passaggio manuale e un possibile errore.
Sicurezza e backup
Un archivio digitale concentra informazioni preziose. Serve un backup regolare e separato, accessi personali con password robuste, attenzione alle condivisioni esterne e la possibilità di recuperare le versioni precedenti, ad esempio in caso di attacco informatico che cifra i file.
Un esempio
Un’impresa di costruzioni impiegava ore per raccogliere i documenti di sicurezza richiesti per ogni cantiere. Con una struttura di cartelle per cantiere, regole di nomenclatura e scadenze dei documenti segnalate automaticamente, la documentazione è pronta in pochi minuti e gli attestati in scadenza vengono rinnovati in tempo.
Domande frequenti
Basta una cartella condivisa in cloud?
Per molte piccole aziende è un ottimo inizio, se organizzata con regole chiare.
Posso distruggere gli originali cartacei?
Dipende dal tipo di documento e dalle norme applicabili; va verificato prima.
Quanto tempo richiede la digitalizzazione?
Conviene procedere per priorità, partendo dai documenti più usati.
L’organizzazione dell’archivio e l’archiviazione automatica dei documenti si realizzano con CMXD SmartFlow. Il costo dipende dall’analisi dei requisiti. Contattaci.
