Ogni azienda riceve documenti: fatture dei fornitori, bolle di consegna, ordini dei clienti, moduli compilati. Spesso arrivano come PDF o scansioni, e i dati vanno trascritti in un gestionale o in un foglio di calcolo. L’OCR, cioè il riconoscimento ottico dei caratteri, trasforma l’immagine di un documento in testo. L’intelligenza artificiale aggiunge la capacità di capire quale testo è il numero della fattura, quale l’importo, quale la data.
Come funziona
Il documento viene acquisito, il testo viene riconosciuto e un sistema individua i campi di interesse: fornitore, numero, data, imponibile, IVA, totale, righe di dettaglio. I dati estratti vengono controllati con regole, ad esempio che il totale corrisponda alla somma delle righe, e poi inviati al sistema di destinazione. I casi dubbi vengono segnalati a una persona.
E la fatturazione elettronica?
In Italia la fatturazione elettronica tramite il Sistema di Interscambio è obbligatoria per la gran parte delle operazioni tra soggetti residenti, quindi molte fatture arrivano già in formato XML strutturato e non serve l’OCR: basta leggere il file. L’OCR resta utile per documenti diversi dalle fatture elettroniche, per fornitori esteri, per le aziende svizzere che ricevono fatture in PDF o con QR-fattura, e per bolle, ordini e moduli cartacei.
Quanto è affidabile
La qualità dipende dal documento: un PDF generato da un programma si legge quasi sempre correttamente, una scansione storta o una foto con poca luce molto meno. Anche la varietà dei formati conta. Per questo un buon sistema non si affida ciecamente al riconoscimento, ma prevede controlli e una revisione umana per i documenti con un livello di confidenza basso.
Confrontare i dati estratti con informazioni già note, come l’anagrafica fornitori o gli ordini emessi, riduce molto gli errori. Un importo che non corrisponde all’ordine viene segnalato prima di arrivare in contabilità.
Dove inserirlo nei processi
- Raccolta: i documenti arrivano in una casella e-mail dedicata o in una cartella.
- Estrazione: il sistema riconosce e struttura i dati.
- Verifica: regole automatiche e revisione dei casi dubbi.
- Registrazione: i dati vengono inviati al gestionale o al foglio di calcolo.
- Archiviazione: il documento originale viene conservato con un nome e una posizione coerenti.
Un esempio
Un’azienda di distribuzione riceve centinaia di bolle di consegna al mese da trasportatori diversi, in formati vari. Un sistema legge le bolle, estrae numero, data e riferimenti dell’ordine, le abbina agli ordini nel gestionale e segnala le consegne parziali. L’ufficio logistica non trascrive più i dati, ma controlla solo le eccezioni.
Domande frequenti
Serve un software costoso?
Esistono servizi con costi proporzionati ai volumi. Per esigenze specifiche si possono realizzare soluzioni su misura.
I documenti scritti a mano si leggono?
Il riconoscimento della scrittura a mano è possibile ma meno affidabile. Conviene prevedere una revisione.
Dove finiscono i documenti elaborati?
Devono restare in archivi controllati dall’azienda, nel rispetto delle norme di conservazione e protezione dei dati.
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