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In molte imprese edili le informazioni su un cantiere sono sparse: le ore delle squadre su fogli o messaggi, i materiali su bolle di consegna, le fatture dei fornitori nella posta, le varianti concordate a voce. Il risultato è che si scopre quanto ha reso un lavoro solo alla fine, quando non si può più correggere nulla. Un gestionale pensato per l’edilizia raccoglie tutto nella scheda del cantiere. Vediamo cosa deve fare e come scegliere.
La scheda del cantiere
Il cuore del gestionale è la commessa, cioè il cantiere, con:
- cliente, indirizzo, tipo di lavoro, date previste;
- preventivo approvato, con le voci e gli importi;
- varianti e lavori extra concordati;
- responsabile e squadre assegnate;
- documenti: contratto, progetto, permessi, foto, verbali.
Tutto ciò che succede dopo, ore, materiali, fatture, viene collegato alla commessa.
Le ore delle squadre
La registrazione delle ore è spesso il punto più debole. Un buon gestionale permette di:
- registrare le ore da smartphone, a fine giornata o con l’entrata e l’uscita dal cantiere;
- indicare su quale cantiere e su quale lavorazione si è lavorato;
- raccogliere le ore dei subappaltatori, se previsto;
- esportare i dati per il consulente del lavoro.
Lo strumento deve essere semplice: se richiede troppo tempo, le squadre smettono di usarlo.
Materiali e acquisti
- richieste di materiale dal cantiere all’ufficio;
- ordini ai fornitori collegati al cantiere;
- registrazione delle consegne e delle bolle;
- fatture dei fornitori assegnate alla commessa, anche con lettura automatica dei documenti.
Il confronto che cambia tutto
Quando ore e materiali sono collegati al cantiere, il gestionale può mostrare durante i lavori il confronto tra quanto previsto nel preventivo e quanto speso finora. Accorgersi a metà cantiere che le ore sono già oltre il previsto permette di intervenire, invece di scoprirlo a fine anno.
Varianti e lavori extra
Molti cantieri perdono margine per lavori aggiuntivi concordati a voce e mai fatturati. Il gestionale dovrebbe permettere di registrare ogni variante, con descrizione, importo e approvazione del cliente, e di includerla negli stati di avanzamento e nelle fatture.
Stati di avanzamento e fatturazione
Per i lavori più lunghi servono gli stati di avanzamento, con le percentuali completate e gli importi da fatturare. Il collegamento con la fatturazione elettronica evita di reinserire i dati e riduce gli errori.
L’app di cantiere
Per chi lavora fuori dall’ufficio, l’accesso da smartphone è essenziale: vedere i cantieri del giorno, registrare ore e materiali, scattare foto, compilare rapportini e far firmare verbali al cliente. Una web app installabile sul telefono, che funziona anche con poca connessione e sincronizza i dati in seguito, è spesso sufficiente.
Pronto o su misura
Esistono gestionali pronti per l’edilizia, con abbonamento mensile, adatti a chi ha processi standard. Un gestionale su misura ha senso quando l’impresa ha modi di lavorare particolari, deve collegarsi a strumenti già in uso o vuole solo le funzioni che servono davvero. In entrambi i casi conviene provare con un cantiere reale prima di decidere.
Il nostro servizio
Con CMXD SmartFlow realizziamo gestionali web e automazioni su misura per le PMI, anche per imprese edili: schede cantiere, ore da smartphone, materiali, documenti e report. Il prezzo parte da 299,99 € per le automazioni semplici; per un gestionale completo il preventivo si definisce dopo l’analisi dei processi.
Domande frequenti
Un gestionale serve anche a una piccola impresa edile?
Sì, anche con poche squadre sapere quanto rende davvero ogni cantiere è prezioso, perché permette di fare preventivi più precisi e di accorgersi in tempo dei lavori che stanno andando oltre il previsto. Per una piccola impresa non serve un sistema complesso: bastano schede cantiere, registrazione delle ore da smartphone, materiali e fatture collegati. L’importante è che le squadre lo trovino semplice da usare.
Le squadre useranno davvero l’app sul telefono?
Se l’app è semplice, veloce e richiede pochi tocchi a fine giornata, di solito sì, soprattutto se si spiega che serve a organizzare meglio il lavoro e non a controllare le persone. Conviene coinvolgere i capisquadra nella scelta e nella prova, partire da poche funzioni, come ore e foto, e aggiungere il resto in seguito. Un capocantiere di riferimento che aiuta i colleghi nelle prime settimane fa la differenza.
Il gestionale si collega alla fatturazione elettronica?
Molti gestionali per l’edilizia includono la fatturazione elettronica o si collegano ai programmi di contabilità più diffusi, così stati di avanzamento e fatture partono dai dati della commessa senza ricopiature. In una soluzione su misura il collegamento si progetta in base agli strumenti già in uso dall’impresa e dal commercialista. Conviene verificare questo aspetto fin dall’inizio, perché fa risparmiare molto tempo.