Imprese edili, installatori, studi tecnici, aziende che producono su ordinazione, agenzie: lavorano per commesse, ciascuna con un preventivo, tempi, persone e materiali. Senza un sistema che raccolga ore e costi per commessa, il margine reale resta sconosciuto e i preventivi successivi si basano su impressioni.
Gli elementi di una commessa
- Preventivo con le voci stimate: ore, materiali, servizi esterni.
- Pianificazione: fasi, date, persone assegnate.
- Consuntivo delle ore registrate da chi lavora.
- Costi dei materiali e degli acquisti dedicati.
- Avanzamento rispetto al previsto.
- Fatturazione a stati di avanzamento o a fine lavoro.
Registrare le ore senza fatica
La registrazione delle ore è spesso il punto debole: se è scomoda, non viene fatta o viene compilata a memoria a fine settimana. Un’app da smartphone con pochi tocchi, la scelta della commessa da un elenco e un promemoria a fine giornata aumentano molto la precisione.
Il valore della gestione delle commesse sta nel confronto tra stima e consuntivo. Analizzare le differenze dopo ogni lavoro permette di fare preventivi più precisi e di capire quali tipi di commessa sono più redditizi.
Gli indicatori utili
- Margine per commessa e per tipo di lavoro.
- Ore stimate rispetto alle ore reali.
- Commesse in ritardo rispetto al piano.
- Fatturato da emettere per stati di avanzamento.
- Carico di lavoro delle persone nelle settimane successive.
Dal preventivo alla fattura
Il flusso ideale è continuo: il preventivo accettato diventa commessa senza ricopiare i dati, le ore e i materiali vengono registrati sulla commessa, gli stati di avanzamento generano le fatture nel gestionale. Ogni passaggio manuale eliminato è tempo risparmiato e un errore in meno.
Gli strumenti
Esistono software specifici per la gestione dei progetti e moduli dedicati nei gestionali. Per esigenze particolari, si può collegare un’app semplice per la registrazione delle ore al gestionale esistente. La scelta dipende dalla complessità delle commesse e dagli strumenti già in uso.
Un esempio
Un’azienda di allestimenti fieristici era convinta che gli stand più grandi fossero i più redditizi. Dopo un anno di registrazione delle ore per commessa ha scoperto che erano quelli con più ore non previste di montaggio, mentre gli allestimenti medi avevano margini migliori. I preventivi degli stand grandi sono stati rivisti e la redditività complessiva è migliorata.
Domande frequenti
Anche le aziende piccole ne hanno bisogno?
Sì, anche con poche persone la conoscenza del margine reale per lavoro è preziosa.
I collaboratori accetteranno di registrare le ore?
Se lo strumento è semplice e se ne spiega lo scopo, di solito sì.
Si può collegare alla contabilità?
Sì, con integrazioni tra il sistema delle commesse e il gestionale contabile.
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