WhatsApp è entrato nelle abitudini di quasi tutti, in Italia come in Svizzera. Sempre più persone preferiscono scrivere un messaggio piuttosto che telefonare o compilare un modulo. Per un’azienda è un’opportunità, a patto di non gestirlo come una chat personale, con messaggi persi, risposte tardive e informazioni sparse.

L’app WhatsApp Business

È gratuita e pensata per le piccole attività. Rispetto all’app normale offre strumenti utili:

  • Profilo aziendale con indirizzo, orari, sito e descrizione.
  • Messaggio di benvenuto inviato automaticamente al primo contatto.
  • Messaggio di assenza fuori dagli orari di lavoro.
  • Risposte rapide per le domande frequenti, richiamabili con una scorciatoia.
  • Etichette per organizzare le chat: nuovo cliente, preventivo inviato, ordine da spedire.
  • Catalogo per mostrare prodotti e servizi.

Usati bene, questi strumenti bastano a molte PMI.

Quando serve qualcosa di più

Se i messaggi sono molti, se più persone devono rispondere dallo stesso numero o se le conversazioni devono essere collegate a un gestionale, entra in gioco la piattaforma WhatsApp Business destinata alle integrazioni, accessibile tramite fornitori autorizzati. Permette di collegare WhatsApp a CRM, chatbot, sistemi di prenotazione e notifiche automatiche, come conferme d’ordine o promemoria di appuntamento.

Chatbot su WhatsApp

Un chatbot può rispondere alle domande frequenti, raccogliere i dati iniziali di una richiesta e passare la conversazione a una persona quando serve. È utile soprattutto fuori orario o per richieste molto ripetitive. Come per ogni chatbot, deve basarsi su informazioni verificate e dichiarare la propria natura automatica.

Il consenso conta

Per inviare messaggi promozionali o notifiche serve il consenso della persona, secondo le regole di WhatsApp e la normativa sulla protezione dei dati. Rispondere a chi ti ha scritto è diverso dall’inviare comunicazioni non richieste.

Costi e regole della piattaforma

L’app è gratuita. La piattaforma per le integrazioni prevede invece costi secondo le tariffe stabilite da Meta per determinate tipologie di messaggi, oltre all’eventuale costo del fornitore. Le regole su modelli di messaggio, approvazioni e finestre di conversazione cambiano nel tempo: conviene verificarle prima di progettare un flusso.

Collegare WhatsApp al sito

Un pulsante WhatsApp ben visibile sul sito, con un messaggio precompilato che indica la pagina da cui arriva il contatto, semplifica la vita al cliente e aiuta l’azienda a capire cosa interessa. Anche i moduli possono generare un messaggio WhatsApp con i dati inseriti, come avviene sul nostro sito per la richiesta di analisi gratuita.

Un esempio

Un centro di fisioterapia riceve molte richieste di appuntamento via WhatsApp. Con l’app Business imposta risposte rapide per prezzi, documenti e orari, e usa le etichette per distinguere prime visite e controlli. Quando le richieste aumentano, collega un sistema di prenotazione che invia promemoria automatici il giorno prima dell’appuntamento ai pazienti che lo hanno accettato. Le assenze diminuiscono e la segreteria risponde con più calma.

Domande frequenti

Posso usare lo stesso numero su più telefoni?

L’app Business consente l’uso su più dispositivi collegati, con alcuni limiti. Per team più grandi conviene la piattaforma per le integrazioni.

Posso inviare messaggi a tutti i clienti?

Solo a chi ha dato il consenso e nel rispetto delle regole di WhatsApp sulle comunicazioni.

WhatsApp sostituisce l’e-mail?

Per molte comunicazioni rapide sì, ma documenti formali e contratti restano più adatti all’e-mail o ad altri canali tracciati.

Il collegamento WhatsApp è incluso nei siti CMXD WebStart; chatbot e gestione delle richieste ricorrenti rientrano in CMXD SmartFlow. Per organizzare il tuo canale WhatsApp, scrivici.