Clienti, fornitori, articoli, listini, ordini aperti, storico delle vendite: i dati accumulati negli anni sono il patrimonio di un’azienda. Quando si cambia gestionale, questi dati devono essere trasferiti nel nuovo sistema in modo corretto e completo. È un’operazione che richiede metodo, tempo e il coinvolgimento di chi conosce i dati.
Le fasi
- Inventario dei dati: quali informazioni esistono, dove, in quale formato.
- Decisione su cosa migrare: tutto lo storico o solo gli ultimi anni? I dati non migrati restano consultabili altrove?
- Mappatura: ogni campo del vecchio sistema corrisponde a quale campo del nuovo?
- Pulizia: duplicati, campi vuoti, formati incoerenti.
- Prove di importazione in un ambiente di test.
- Verifica da parte degli utenti con controlli a campione.
- Migrazione finale nella data stabilita.
- Controlli successivi sui dati e sulle prime operazioni.
Importare dati sporchi nel nuovo sistema significa portarsi dietro gli stessi problemi. La migrazione è l’occasione migliore per sistemarli.
La data di passaggio
Conviene scegliere un momento con bassa attività, come un fine mese o un periodo di chiusura, e definire con precisione cosa succede ai documenti in corso: ordini aperti, fatture da emettere, consegne in viaggio. Per qualche settimana può essere utile mantenere il vecchio sistema in sola consultazione.
I dati più delicati
- Saldi contabili e partite aperte, da verificare con il commercialista.
- Giacenze di magazzino, spesso da riallineare con un inventario.
- Listini e condizioni particolari dei clienti.
- Documenti allegati, come contratti e certificati.
- Consensi privacy, da trasferire con le relative informazioni.
Il ruolo delle persone
Chi usa i dati ogni giorno sa riconoscere un errore al primo sguardo. Coinvolgere amministrazione, vendite e magazzino nelle verifiche è indispensabile. Una formazione sul nuovo sistema prima del passaggio evita blocchi e frustrazioni nei primi giorni.
Automatizzare l’importazione
Per volumi importanti, script di conversione permettono di ripetere l’importazione più volte durante le prove, correggendo le regole ogni volta. Il giorno del passaggio basta eseguire lo stesso procedimento sui dati aggiornati, riducendo errori e tempi.
Un esempio
Un grossista alimentare passava da un gestionale di vent’anni a un sistema moderno. Le prime prove hanno rivelato oltre mille clienti duplicati e listini con codici articolo obsoleti. Dopo tre cicli di pulizia e prova, la migrazione definitiva è avvenuta in un fine settimana, e il lunedì gli ordini sono stati evasi regolarmente.
Domande frequenti
Quanto tempo serve?
Dipende dalla quantità e dalla qualità dei dati: da alcuni giorni a diversi mesi.
Posso migrare da Excel?
Sì, spesso è più semplice, ma richiede comunque pulizia e mappatura.
Lo storico va migrato tutto?
Non sempre; si può migrare una parte e archiviare il resto in modo consultabile.
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