In molte aziende l’archivio dei clienti cresce per stratificazione: contatti inseriti a mano, importati da fogli Excel, arrivati dal sito, copiati da e-mail. Il risultato sono schede duplicate, nomi scritti in modi diversi, numeri senza prefisso, e-mail sbagliate, consensi non registrati. Ogni attività che usa questi dati, dalla fatturazione al marketing, ne risente.

I problemi più comuni

  • Lo stesso cliente presente più volte con piccole differenze.
  • Campi obbligatori vuoti o compilati con valori di comodo.
  • Formati diversi per telefoni, indirizzi e date.
  • Dati obsoleti: persone che hanno cambiato ruolo, aziende chiuse.
  • Consensi alla newsletter non registrati o non dimostrabili.

Un intervento di pulizia

  1. Esporta i dati e misura i problemi: quanti duplicati, quanti campi vuoti.
  2. Definisci le regole: formato dei telefoni, maiuscole, campi obbligatori.
  3. Unisci i duplicati, decidendo quale scheda conservare.
  4. Normalizza i formati con strumenti automatici dove possibile.
  5. Verifica i dati più importanti, come e-mail e partite IVA.
  6. Registra correttamente i consensi esistenti, senza inventarli.
I consensi non si ricostruiscono

Se non è possibile dimostrare che una persona ha dato il consenso per le comunicazioni commerciali, non lo si può dare per scontato. Conviene separare questi contatti e, se lecito, chiedere nuovamente il consenso.

Prevenire è meglio

Dopo la pulizia, la qualità va mantenuta. Moduli del sito con campi validati, menu a tendina al posto del testo libero dove possibile, controlli automatici sui duplicati al momento dell’inserimento, integrazioni che evitano la copia manuale tra sistemi: sono misure che impediscono al disordine di tornare.

Le automazioni utili

  • Normalizzazione automatica dei numeri di telefono con prefisso internazionale.
  • Verifica del formato delle e-mail all’inserimento.
  • Segnalazione dei possibili duplicati.
  • Aggiornamento dei dati aziendali da fonti affidabili, quando disponibili.
  • Promemoria per rivedere le schede inattive da molto tempo.

Un esempio

Un’azienda di forniture alberghiere scopre che lo stesso hotel compare quattro volte nel gestionale: una con la ragione sociale, una con il nome commerciale, due create dagli agenti con la sola e-mail. Le offerte partivano verso referenti diversi e lo storico acquisti era diviso. Dopo l’unione delle schede e l’introduzione del controllo sulla partita IVA all’inserimento, i duplicati nuovi sono praticamente spariti e i report per cliente sono tornati leggibili.

Il valore per l’azienda

Dati puliti significano fatture corrette, comunicazioni che arrivano alle persone giuste, analisi affidabili sui clienti migliori, campagne di remarketing più precise nel rispetto delle regole. Anche il rispetto della normativa sulla protezione dei dati ne beneficia: è più semplice rispondere a una richiesta di accesso o cancellazione se i dati di una persona non sono sparsi in cinque schede diverse.

Domande frequenti

Ogni quanto fare la pulizia dei dati?

Dopo un primo intervento completo, bastano controlli periodici, ad esempio trimestrali, se le regole di inserimento sono buone.

Posso eliminare i clienti inattivi?

Va valutato rispetto agli obblighi di conservazione e alle finalità. I dati non più necessari vanno cancellati o anonimizzati.

Serve un CRM nuovo?

Non sempre. Spesso basta mettere ordine e introdurre regole nel sistema esistente.

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